Greetings Officers and Financial Committee:<br><br>At 7:00 pm on Decemver 17 (the evening of the Holiday Party) we will discuss the financial policy.  Changes do not have to be made, it is simply a review to determine if the current policy will stand for the Barony in the coming year.<br>
<br>Below is the current policy, please review it and bring any suggestions, or comments to the meeting.<br><br>
<p style="margin-bottom:0in">1. The Barony shall have its yearly
budget approved by the populace. The budget is due by Moot</p>
<p style="margin-bottom:0in">in September each year. Each officer
should list anticipated expenses for that office for the</p>
<p style="margin-bottom:0in">coming year and present them at
business meeting prior to September Moot.</p>
<p style="margin-bottom:0in">2. The populace must approve any
unbudgeted expenditure over $200.00. Expenditure shall be</p>
<p style="margin-bottom:0in">valued at the total of payments if the
expenditure is made in payments. Any expenditure that</p>
<p style="margin-bottom:0in">requires payment in advance mush have
an invoice before payment can be made</p>
<p style="margin-bottom:0in">3. Receipts for out of pocket expenses
must be turned in within 2 moots from the date of purchase</p>
<p style="margin-bottom:0in">or the expenses will not be reimbursed.</p>
<p style="margin-bottom:0in">4. Prior to lending or borrowing funds,
the Barony will have in writing, the method of repayment,</p>
<p style="margin-bottom:0in">liability, and profit disbursement.</p>
<p style="margin-bottom:0in">5. The Barony shall loan funds or
property to SCA Inc, only.</p>
<p style="margin-bottom:0in">6. The financial committee shall
consist of the following (1) Baron or Baroness, (2) Seneschal, (3)</p>
<p style="margin-bottom:0in">Exchequer and two members at large.</p>
<p style="margin-bottom:0in">7. The two at large members shall be
selected by majority vote of the warranted officers of the</p>
<p style="margin-bottom:0in">Barony of Elfsea.</p>
<p style="margin-bottom:0in">8. Financial Committee Members that
miss more than 2 meetings shall be reviewed to see if</p>
<p style="margin-bottom:0in">removal from the financial committee is
needed.</p>
<p style="margin-bottom:0in">9. A member can be removed by a
majority vote of the committee.</p>
<p style="margin-bottom:0in">10. Vacancies must be announced at moot
and published in the newsletter. Vacancies must be filled</p>
<p style="margin-bottom:0in">within 30 days of the position becoming
vacant.</p>
<p style="margin-bottom:0in">11. Financial committee members must be
members of the SCA.</p>
<p style="margin-bottom:0in">12. The Baron, Baroness and Seneschal
shall receive a copy of the Exchequer’s quarterly report by e-</p>
<p style="margin-bottom:0in">mail or hardcopy within 30 days of
filing. A copy of the quarterly report will be available for any</p>
<p style="margin-bottom:0in">member of the financial committee to
review upon request.</p>
<p style="margin-bottom:0in">13. The financial committee must
approve event bids with attached budgets. Every event Steward</p>
<p style="margin-bottom:0in">must have a Keystone to assist them.</p>
<p style="margin-bottom:0in">14. Expenses for an event must be
turned in to the exchequer within 2 weeks after the event, so the</p>
<p style="margin-bottom:0in">report can be prepared and sent in on
time.</p>
<p style="margin-bottom:0in">15. Joint events will be subject to all
regional financial policies, with baronial representation.</p>
<p style="margin-bottom:0in">16. An acting officer shall have the
power to access and spend the funds allocated for said office and</p>
<p style="margin-bottom:0in">exercise the authority of the office.</p>
<p style="margin-bottom:0in"><br>
</p>
<p style="margin-bottom:0in">Revised 9-2011</p><p style="margin-bottom:0in"><br></p><p style="margin-bottom:0in">Thank you,</p><p style="margin-bottom:0in"><br></p><p style="margin-bottom:0in">In Service,</p><p style="margin-bottom:0in">
HL Elspeth de Stervlen</p><p style="margin-bottom:0in">Seneschal<br></p>
<br>